プライバシーポリシー

株式会社ホットスケープ（以下、「当社」といいます。）は、個人情報の取扱いに関して以下のプライバシーポリシーを策定しこれを遵守するとともに、お客様の個人情報をはじめとするすべての個人情報をより安全かつ適切に取り扱うことを宣言いたします。

プライバシーポリシー

当社は、業務を円滑に行うためサービス上必要となる個人情報を取得・利用させていただきます。当社は、これらの個人情報の適正な保護を重大な責務と認識し、この責務を果たすため、個人情報の保護に関する法令、関係官庁のガイドライン、本ポリシー及び社内規程を遵守し、個人情報の適切な管理及び保護に努めております。

1. 個人情報の利用目的

個人情報とは、お名前、ご住所、電話番号等の個人を識別することができる情報のことをいいます。当社は、ご提供いただいた個人情報を次の目的のために利用いたします。

【開示対象個人情報の利用目的】

1. 従業員の個人情報

   • 給与計算業務を行うため
   • 社会保険業務を行うため
   • 人事労務管理業務を行うため
   • 社内事務処理、事務手続き及び業務連絡のため
   • 健康管理のため
   • セキュリティ管理のため

2. 採用応募者の個人情報

   • 選考過程での記録作成など応募者の管理
   • 採用応募者への連絡のため
   • 入社手続きのため

3. お取引先の個人情報

   • 商談、業務上の連絡、受発注業務のため

【開示対象個人情報以外の個人情報の利用目的】

1. 委託を受けた個人情報

   • 委託業務契約の履行に必要な範囲内で取り扱うため
   • 主催者、協賛者等と、連絡調整に共同利用するため

2. 個人情報の第三者提供について

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、取得した個人情報を、事前に同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。なお、業務委託先への預託の場合は第三者への提供に当たりません。

1. 法令に基づき開示・提供を求められた場合
2. 生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難である場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
4. 国または地方公共団体等が公的な事務を遂行するうえで協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

3. 個人情報の委託

当社は利用目的の達成に必要な範囲において、業務の一部を外部に委託することがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより個人情報の漏洩防止に必要な事項を取り決め、適切な管理を実施します。

4. 個人情報の取扱い及びご質問、苦情等の受付窓口

当社が取得した個人情報にかかるご質問・ご意見に対し迅速かつ誠実な対応に努めてまいります。当社の次の窓口までお申し出ください。

《受付窓口》

〒105-0001
東京都港区虎ノ門3-7-7 虎ノ門八束ビル5F
Tel 03-6205-7197
Fax 03-6205-7198

5. 個人情報の開示等の手続き

当社は、当社が取得した個人情報に関して、ご自身の情報の開示をご希望される場合は、お申し出いただいた方がご本人でることを確認したうえで、法令に定める場合を除き、遅滞なく開示いたします。

当社は、ご本人から当社が保有する個人情報の利用目的の通知、開示、個人情報の内容が事実に反する場合等における訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供等の停止の請求を受け付けます。ただし、本人または他のお客さまの生命・身体・財産その他の利益を害するおそれのある場合、または当社の業務遂行に著しく支障をきたすと判断した場合は、この限りではありません。また、法令等に定めのある場合は、当該法令に基づいて適切な対応をいたします。

個人情報の開示等の詳細手続き

当社は、当社が取得した個人情報に関して、ご自身の情報の開示等をご希望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、すみやかに対応いたします。

1. 開示等の内容

   1. 利用目的の通知
   2. 内容の訂正、追加又は削除
   3. 利用の停止又は消去
   4. 第三者への提供の停止

2. 手数料

   開示のご請求に対し、1件につき1,000円（税込み）を手数料として請求させていただきます。

3. 開示等のご請求方法及びお問い合わせ

   開示等のご請求をされる場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類の写しを同封のうえお申し込みください。

4. 開示等のご請求に関する結果の通知方法

   お申し出いただいた方（開示等請求書に記載された請求者の氏名及び住所）宛に、書面で郵便により通知します。また、開示等を行わない場合に該当する場合は、その理由を付記して通知します。なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

5. 開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的

   開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄させていただきます。

当社は、業務またはサービス内容の変更等に基いて、随時変更することがあります。なおこの場合には、当社のウェブサイトに常に最新のポリシーを掲載いたします。当社は、法令やその他の規範を遵守し、個人情報取扱のための取り組みを継続的に進めてまいります。

以上