プライバシーポリシー

株式会社ホットスケープ（以下、「当社」といいます。）は、イベントプロデュース事業を実施する上で、お客様の個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識し、業務において個人情報を取り扱う場合には、個人情報に関する法令及び個人情報保護のために定めた社内規定を定め、また、組織体制を整備し、個人情報の適切な保護に努めることにより、お客様を尊重し、当社に対する期待と信頼に応えていきます。

個人情報の取得、利用、提供

当社は、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。

法令・規範の遵守

当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。

個人情報の適切な管理

当社は、私たちが取り扱う個人情報について、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい、滅失又は毀損などの危険を十分に認識し、合理的な安全対策を実施するとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。

問い合わせへの対応

当社は、私たちが取り扱う個人情報について、本人から開示、訂正、利用停止及び苦情相談等のお問い合わせがあった場合は適正に対応します。

継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理規定及び管理体制を整備し、全社員で徹底して運用するとともに定期的な見直しを行い、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

2025年4月1日　制定
2025年10月22日　改定

株式会社ホットスケープ
代表取締役　前野信幸

当社が取扱う個人情報について

当社では「個人情報保護方針」に基づき個人情報の適切な保護に取り組んでいます。当社が事業の用に供するために取得し、または保有する個人情報について、以下の通りお知らせいたします。

(1) 個人情報の取扱事業者の代表者の氏名

事業者名 ：株式会社ホットスケープ
代表取締役：前野伸幸
住所 ：東京都港区虎ノ門 3-7-7 虎ノ門八束ビル 5F

(2) 個人情報保護管理者の氏名及び連絡先

個人情報保護管理者：加藤尚美
電話番号 ：03-6205-7197

(3) 個人情報の利用目的

当社が事業活動において取扱う個人情報の利用目的は、次の通りといたします。

1. 保有個人データ

   取引先情報………… 商談、業務上の連絡、受発注業務のため
   従業者情報………… 従業者管理に係わる業務に利用するため（業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、社 会保険業務、健康管理、セキュリティ管理など）
   採用応募者情報…… 採用に係わる業務に利用するため（採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に 関する連絡、入社手続きなど）
   退職者情報………… 退職者との連絡、退職者からのお問合せへの対応に利用するため
   お問合せ者情報……. お問合せに回答するため
   本人および代理人の情報（開示等請求時）… 開示等の求めに回答するため
   登録スタッフ情報……. スタッフの雇用管理・労務管理・勤怠管理・福利厚生・災害等の緊急事態が発生した際の 連絡・給与関連業務・研修の受講管理等に使用するため
   イベント参加申込者….. イベント企画・運営・実施のため、アンケート実施のため、アフターケアなどに利用するため。
   その他、個別に書面で明示したとおりの利用目的とします。

2. それ以外取得個人情報

   個人情報の種別…….. 利用目的
   受託した業務により取得した個人情報……….. 契約及びそれに伴う連絡、受託業務の遂行、アフターケアなどに利用するため
   求人サイトから取得した情報…………………. 求職者に対する採用の可否を判断・通知するため
   協力会社スタッフ情報         委託元の業務遂行及び、それに関連する業務のため、顧客に情報を提出するため

(4) 個人情報に関するお問合せ窓口

保有個人データに関わるものを含め、個人情報の取扱についての苦情・相談、問合せは、下記の【問合せ窓口】までお申し出ください。

(5) 所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

なし

(6) 開示等の手続について

当社では、保有個人データに関して、ご本人の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示）の請求に迅速に対応いたします。ご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人或いはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で対応いたします。

(7) 開示等の受付方法・窓口

保有個人データに関する開示等のお申し出は、下記の受付窓口までご連絡ください。ご連絡いただきましたら、当社所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送り致します。内容ご記入の上必要書類を同封し、郵送またはメール等にてお申し込み下さい。（送付料は請求者のご負担となります。）
ご本人（または代理人）であることを確認した上で、ご希望の開示方法により回答いたします。

(8) 個人情報の開示等の手続

当社は、当社が取得した個人情報に関して、ご自身の情報の開示等をご希望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、すみやかに対応いたします。

1. 開示等の内容

   • 利用目的の通知
   • 内容の訂正、追加又は削除
   • 利用の停止又は消去
   • 第三者への提供の停止

2. 手数料

   開示のご請求に対し、1件につき1,000円（税込み）を手数料として請求させていただきます。

3. 開示等のご請求方法及びお問い合わせ

   開示等のご請求をされる場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類の写しを同封のうえお申し込みください。

4. 開示等のご請求に関する結果の通知方法

   お申し出いただいた方（開示等請求書に記載された請求者の氏名及び住所）宛に、書面で郵便により通知します。また、開示等を行わない場合に該当する場合は、その理由を付記して通知します。なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

5. 開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的

   開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄させていただきます。

(9) 個人情報の委託

当社は利用目的の達成に必要な範囲において、業務の一部を外部に委託することがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより個人情報の漏洩防止に必要な事項を取り決め、適切な管理を実施します。

(10) 個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社では、個人情報を厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報に関する規程等を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。
個人情報の適正な取扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。

【組織的安全管理措置】

組織体制の整備、個人データの取扱いに係る規律に従った運用、個人データの取扱い状況を確認する手段の整備、漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱い状況の把握及び安全管理措置の見直し等に関して、必要な措置を講じています。

【人的安全管理措置】

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を行なっております。また、個人データについての秘密保持に関する事項を含む誓約書を取得しております。

【物理的安全管理措置】

個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄に関して、必要な措置を講じています。

【技術的安全管理措置】

情報システムに関して、アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う漏えい防止等に関して、必要な措置を講じています。